Beratungsprotokoll mit Copilot: Was ein Agent im Maklerbüro schafft und wo er stolpert

Kurz gesagt: Ein Beratungsprotokoll mit Copilot funktioniert als Entwurf. Ein Agent in Microsoft 365 Copilot macht aus Transkript und handschriftlichen Notizen in vier bis fünf Minuten ein Protokoll und legt es im Kundenordner ab. Fehlerfrei war in unseren Tests kein vollständig geprüfter Lauf. Brauchbar macht ihn die Bauweise: Was der Kunde nicht sehen soll, bekommt der Protokoll-Schritt gar nicht erst.

Wie lange lag Ihre letzte Mitschrift auf dem Schreibtisch?

Mit dieser Frage haben wir den ersten Vorgang eröffnet. Lief der Kundentermin über Teams, liegen danach meist zwei Dinge vor: das Transkript und ein Zettel mit eigenen Notizen. Daraus wird irgendwann ein Beratungsprotokoll für den Kunden und eine Aktennotiz für das Haus. Irgendwann heißt in vielen Büros: Tage später.

Unsere Rechnung im Webinar war ausdrücklich eine Annahme: 20 Minuten Nacharbeit je Termin, vier Termine pro Woche, das sind 80 Minuten pro Woche und Person. Ihre eigene Zahl kennen Sie besser als wir.

Beratungsprotokoll mit Copilot: was der Agent Tobias macht

Tobias ist ein Agent, gebaut in Copilot Studio und aufgerufen aus Microsoft 365 Copilot. Im Webinar lief er so:

• Ein Mensch legt das Transkript als PDF und ein Foto der Notizen in den Ordner des Termins.
• In Copilot genügt ein Satz: „Werte den Termin mit Baustoffe Müller vom 15.09.2026 aus.“ Den Ordnernamen leitet Tobias daraus selbst ab.
• Tobias kündigt drei bis fünf Minuten an, in unseren Tests waren es vier bis fünf. Dann liegen zwei Word-Dateien im Ordner, beide nach einer festen Vorlage: das Beratungsprotokoll als Entwurf und die interne Aktennotiz.
• Verschickt wird nichts. Das Protokoll geht erst raus, wenn der Makler es gelesen hat.

Den Zettel übernimmt die Aktennotiz nicht blind. Auf dem Notizzettel im Testfall stand ein falsches Datum, Tobias hat das in fast allen Läufen als Widerspruch zum Gespräch markiert. Einen zweiten Widerspruch, eine Rollenangabe auf dem Zettel, die nicht zum Gespräch passte, hat er dagegen in sechs von sieben Läufen übersehen.

Was Sie für Copilot im Maklerbüro an Lizenzen und Einführung brauchen, steht auf der Seite Microsoft 365 Copilot im Maklerbüro.

Vertrauliche Notizen: Trennung im Aufbau statt Regel im Prompt

Auf dem Notizzettel steht oft, was nicht ins Kundenprotokoll gehört. In unserem Testfall etwa „nicht drängen“ oder ein Hinweis zur Nachfolge im Betrieb des Kunden. Die naheliegende Lösung wäre eine Regel im Prompt: Übernimm nichts aus den Notizen ins Protokoll. Wir haben es anders gebaut.

Tobias arbeitet in zwei getrennten KI-Schritten, die gleichzeitig laufen. Der Schritt für das Beratungsprotokoll liest nur das Transkript. Das Foto der Notizen bekommt er nie zu sehen. Der Schritt für die Aktennotiz liest beides. Was nur auf dem Zettel steht, kann deshalb nicht im Kundenprotokoll landen, egal wie ein einzelner Lauf ausfällt.

Wie oft eine reine Prompt-Regel bricht, zeigt die Aktennotiz selbst. Dort soll Vertrauliches ausschließlich in einem eigenen Feld stehen, so steht es auch auf dem Schaubild. Das ist aber nur eine Anweisung. In acht ausgewerteten Läufen hat das Modell sie vier- bis fünfmal gebrochen, je nach Zählweise, also etwa jedes zweite Mal.

Mindestens einmal lag es an uns. Ausgerechnet der Widerspruch, den Tobias melden sollte, betraf ein vertrauliches Thema. Eine Regel verlangte, ihn unter „unsichere Lesungen“ aufzuführen, eine andere verbot dort Vertrauliches. Beides zugleich ging nicht.

Daraus folgt eine Regel für jeden Agenten dieser Art: Was auf keinen Fall passieren darf, gehört in den Aufbau. Was möglichst nicht passieren soll, darf in den Prompt.

Die Grenze dieser Bauweise steht auf dem Schaubild. Was der Kunde im Gespräch selbst vertraulich sagt, steht im Transkript. Dort hält nur die Anweisung, und Anweisungen brechen gelegentlich. Deshalb liest vor dem Versand ein Mensch.

Wie zuverlässig ist ein Copilot-Agent?

Gebaut haben wir den Agenten an einem einzigen, ausgedachten Testfall, rund 15 Läufe für Protokoll und Aktennotiz zusammen. Kein vollständig geprüfter Lauf war ohne Fehler. Manche Fehler wanderten von Lauf zu Lauf, andere kamen fast jedes Mal. Drei Beispiele:

• Mit dem schnellen Standardmodell stimmten die Fristen nicht, aus „Monatsende“ wurde der 31.10. Mit dem gründlicheren Modell waren sie fast immer richtig. Es braucht dafür im Test rund eine Minute statt 13 bis 18 Sekunden je Schritt, im echten Ablauf bei der Aktennotiz auch über drei Minuten.
• In einem Lauf stand in der Aktennotiz 180.000 € statt 18.000 €.
• Im ersten Lauf in Copilot enthielt das Protokoll ein wörtliches Zitat des Kunden, das so nicht gefallen war. In einem Dokument für den Kunden ist das der schwerste Fehler, weil es ihm Worte in den Mund legt.

Unsere Erfahrung aus Workshops und Projekten fasst das zusammen: Ein Agent erreicht nach der ersten Baurunde etwa 60 bis 70 Prozent der gewünschten Qualität, nach der zweiten 70 bis 85, nach der dritten 85 bis 95. Das sind Erfahrungswerte, keine Messung. Hundert Prozent kommen darin nicht vor.

Deshalb trägt das Protokoll den Vermerk „Entwurf“, und deshalb liest der Makler. Nach unserer Einschätzung findet man die Fehler, die wir gesehen haben, beim Abgleich mit dem Transkript in wenigen Minuten. Das passt auch zur Rechtslage: Die Beratungsdokumentation nach § 61 VVG bleibt Pflicht des Vermittlers. Der Agent liefert den Entwurf, die Verantwortung bleibt im Haus. (Keine Rechtsberatung)

Copilot-Agent im Maklerbüro: was im Betrieb anders sein muss

Eine Vorführung ist kein Betrieb. Fünf Punkte gehören zu jedem Agenten dieser Art:

• Ein Transkript setzt voraus, dass der Kunde vorher informiert ist und eingewilligt hat. Notizen können zudem Gesundheitsangaben enthalten, für die nach Art. 9 DSGVO strengere Regeln gelten. (Keine Rechtsberatung)
• Das Transkript legt heute ein Mensch in den Ordner. Im Alltag liegt es zuerst im OneDrive der Person, die den Termin geleitet hat.
• Wer den Ordner sehen darf, sieht auch die Aktennotiz. Im Betrieb gehört sie in eine Ablage mit engeren Rechten.
• Im Test lief der Agent mit meinen Anmeldedaten. Im Betrieb muss er mit der Anmeldung der jeweiligen Person laufen, sonst sieht jeder über den Agenten, was ich sehen darf. Copilot Studio warnt beim Veröffentlichen genau davor.
• Getestet ist der Agent an einem Fall. Vor dem Einsatz gehören mehrere echte Termine dazu, jeder mit festen Prüfpunkten und Punktetabelle.

Entstanden ist Tobias in fünf Schritten: Ziel benennen, Quellen festlegen, die Anweisung schreiben wie für einen neuen Kollegen, klein starten, testen. Zuerst lief er nur im Chat, die Ablage im Ordner kam in der zweiten Stufe. Die Anweisungen selbst veröffentlichen wir nicht. Sie sind auf Ablage und Vorlagen eines Hauses zugeschnitten und taugen ohne diese wenig.

Der zweite Vorgang: Copilot legt Sie auf die Couch

Der zweite Vorgang ist das Gegenstück: kein Bau, sondern eine Viertelstunde, die jeder selbst machen kann. Ein Metaprompt, also ein Prompt, der Copilot anweist, Sie zu befragen, interviewt Sie 15 bis 20 Minuten zu Ihrem Arbeitsalltag. Mit bezahlter Lizenz bezieht Copilot dafür auch Ihre Mails und Termine der letzten sieben Tage ein. Ohne diese Lizenz läuft es als reines Gespräch und liefert trotzdem ein Ergebnis.

Am Ende steht eine Liste Ihrer wiederkehrenden Aufgaben, sortiert nach dem passenden Weg: eigene Anweisung, gespeicherter Prompt, Agent oder Notebook. Bei mir kam zum Beispiel heraus, dass der einheitliche Sprachstil eine eigene Anweisung braucht und keinen Agenten. Der Angebotsentwurf dagegen ist ein Fall für einen Agenten, weil die Struktur gleich bleibt und nur die Inhalte wechseln.

Nicht alles ist ein Agent. Oft reicht eine Anweisung oder ein gespeicherter Prompt, und mit dem Einfachsten fangen Sie an. Den Metaprompt im Wortlaut bekommen die Teilnehmenden des Webinars.

Wo stecken Ihre vier Stunden?

Vier Stunden pro Woche sind bei dreifach.ai ein Zielbild und keine Zusage: im Durchschnitt, je Person, die regelmäßig mit Copilot arbeitet, nach zwölf Monaten Begleitung. Nicht jede einzelne Person im Haus wird vier Stunden sparen.

Bevor Sie eine Zahl glauben, auch unsere, beantworten Sie vier Fragen für sich:

1. Wie viele Copilot-Lizenzen bezahlen Sie? Auch „keine, nur Copilot Chat“ ist eine Antwort.
2. Wie viele Mitarbeitende nutzen Copilot wirklich täglich, und wofür?
3. Wie viel Zeit spart das pro Woche?
4. Was hat sich spürbar verbessert, in der Beratung, im Bestand, im Umsatz?

Die Antwort auf die dritte Frage hat bisher fast niemand. Nach unserer Einschätzung nutzen die meisten Maklerhäuser Copilot heute wie eine bessere Suchmaschine: zum Nachschlagen, nicht zum Bearbeiten mit den eigenen Unterlagen. Wie die Zahlen in einem Haus drei Monate nach der Befähigung durch dreifach.ai aussehen, zeigen wir in der Aufzeichnung.

Und selbst wenn die Stunden da sind: Gesparte Zeit ist noch kein Ergebnis, es kommt darauf an, wohin sie geht. In den meisten Häusern fehlt sie heute an drei Stellen: beim Bestandskunden, den seit drei Jahren keiner angerufen hat, bei der Wiedervorlage, die sich seit Wochen stapelt, und bei der Neukundengewinnung, die im Tagesgeschäft immer zu kurz kommt.

Aufzeichnung ansehen

Die Aufzeichnung zeigt beide Vorgänge und den Blick in ein begleitetes Haus. Sie ist kostenlos. Sie melden sich mit Name und E-Mail-Adresse an, die Angaben gehen an dreifach.ai als Veranstalter.

Wenn Sie wissen wollen, welche der 66 Anwendungsfälle aus der Bibliothek von dreifach.ai sich in Ihrem Haus lohnen: Ein Gespräch von 30 Minuten mit Lea Bosch vereinbaren Sie über lea@dreifach.ai. Persönlich treffen Sie mich auf der DKM in Dortmund (27. und 28. Oktober) am Stand von dreifach.ai.

Häufige Fragen

Kann Microsoft Copilot ein Beratungsprotokoll schreiben?

Ja, als Entwurf. Ein Agent in Microsoft 365 Copilot kann aus Transkript und Notizen ein Protokoll nach fester Vorlage füllen und im Kundenordner ablegen. In unseren Tests war kein vollständig geprüfter Lauf fehlerfrei, deshalb liest der Makler vor dem Versand. Die Beratungsdokumentation nach § 61 VVG bleibt seine Pflicht. (Keine Rechtsberatung)

Wie lange braucht der Agent für ein Protokoll?

Tobias kündigt drei bis fünf Minuten an, in unseren Tests lagen beide Dateien nach vier bis fünf Minuten im Ordner. Für Fristen und Beträge nutzen wir das gründlichere Modell. Es braucht pro Schritt rund eine Minute, die Laufzeit schwankt aber deutlich.

Warum zwei getrennte Schritte statt einer Regel im Prompt?

Weil Regeln im Prompt gelegentlich brechen. In unseren Tests hat das Modell eine Vertraulichkeitsregel in etwa jedem zweiten von acht ausgewerteten Läufen verletzt. Der Schritt für das Kundenprotokoll bekommt die Notizen dagegen gar nicht zu sehen. Was nur dort steht, kann im Protokoll nicht auftauchen.

Welche Lizenz braucht man für so einen Agenten?

Gezeigt haben wir ihn in Microsoft 365 Copilot mit bezahlter Lizenz, gebaut in Copilot Studio. Für Nutzer mit dieser Lizenz fallen nach Microsofts Angaben für viele solcher Aufrufe keine Zusatzkosten an, ohne sie wird nach Verbrauch abgerechnet. Gemessen haben wir den Verbrauch im Testbetrieb noch nicht, deshalb rechnen wir ihn je Haus nach.

Darf ich ein Kundengespräch für das Protokoll transkribieren?

Nur mit vorheriger Information und Einwilligung des Kunden. Das gesprochene Wort ohne Einwilligung aufzuzeichnen, kann sogar strafbar sein (§ 201 StGB), und für Gesundheitsangaben gelten nach Art. 9 DSGVO strengere Regeln. Klären Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor ein Agent im Alltag läuft. (Keine Rechtsberatung)

Wo finde ich die Aufzeichnung des Webinars?

Die Aufzeichnung ist kostenlos und nach einer kurzen Anmeldung mit Name und E-Mail-Adresse abrufbar: Webinar-Aufzeichnung ansehen. Die Angaben gehen an dreifach.ai als Veranstalter.

Über den Autor: Eric Insel ist KI-Sparringspartner für KMU und regulierte Branchen und arbeitet als externer Partner von dreifach.ai mit Versicherungsmaklern an Microsoft Copilot. Mehr auf der Seite Über mich.